Projektmanagement - Projektsoziologie

In jedem Projekt sollten spezielle Rituale eingehalten werden, die es ermöglichen einen einheitlichen Ablauf für alltägliche Dinge zu gewährleisten. Für diese Rituale und Vorgehensweisen hat DeMarco unterschiedliche Regeln aufgestellt.

Projektsoziologie

• Besprechungen sollten bezüglich der Teilnehmerzahl möglichst klein gehalten werden. Damit wird den abwesenden Leuten suggeriert, dass diese nichts versäumen.
• Mit Hilfe einer schriftlichen Tagesordnung wird Klarheit über die notwendige Anwesenheit von Teilnehmern geschaffen.
• Jedes Projekt braucht Rituale.
• Rituale dienen der Lenkung der Aufmerksamkeit auf verschiedene Projektziele und -ideale.
• Mitarbeiter müssen von zerstörerische Zorn bewahrt werden.
• Zorn ist ein Äquivalent für Angst. 
• Angst kann nicht offenbart werden und wird daher in die Ersatzemotion Zorn gewandelt.

Projektmanagement - Mitarbeiterzahl

Für jedes Projekt ist die Anzahl der Mitarbeiter eine entscheidende Kenngröße. Für die Kenngröße hat DeMarco verschiedene Eigenschaften herausgestellt.

Mitarbeiterzahl

• Werden Projekte in der Entwurfsphase personell zu stark eingestuft, sinkt die Wahrscheinlichkeit einen präzisen Entwurf zu erreichen. Häufig werden Schritte abgekürzt, da sonst nicht genügend Arbeit für alle Projektteilnehmer vorhanden ist.
• Wird die Arbeit vor Fertigstellung des Entwurfes auf Teile des Teams verteilt, so findet keine Minimierung der Schnittstellen zwischen Mitarbeitern und Arbeitsgruppen statt.
• Als Folge findet man größere wechselseitige Abhängigkeit, mehr Besprechungen, Redundanzen und Frustration während des Entwicklungsprozesses.
• Ideal ist ein kleines Team mit Kernkompetenz, welches in der letzten Phase eines Projektes mit zusätzlichen Mitarbeitern aufgestockt wird.
• In vielen Fällen werden Projekte mit einem aggressiven Zeitplan deutlich später abgeschlossen als es mit einem vernünftigen Zeitplan der Fall gewesen wäre.

Projektmanagement - Katalysator

Bei der Konfliktlösung in einem Projekt beinhaltet die Rolle des Katalysators eine wichtige Position innerhalb der Konfliktlösungsstrategie. Der Katalysator dient als Vermittler zwischen den Eigenschaften und wird häufig von ganz bestimmten Persönlichkeiten dargestellt.

Rolle des Katalysators

• Manche Menschen besitzen eine katalytische Persönlichkeit, die hilft, dass ein Team schneller zusammenwächst und weniger Probleme bei der Konfliktlösung hat.
• Diese Persönlichkeiten müssen keinen nominellen Nutzen zu dem Projekt beitragen, aufgrund der Tatsache, dass die durch die schnellere Konfliktlösung und -bewältigung für das Projekt wichtig genug sind.
• Die Mediation ist ein spezieller Fall der Katalysator-Rolle und lässt sich in der Regel mit geringem Aufwand erlernen.

Projektmanagement - Konflikte und Konfliktlösungen

Konflikte und Konfliktlösungen sind Teil eines jeden Projektes und sind in vielen Bereichen auch eine große Herausforderung. Um diese erfolgreich zu erkennen und vor allem erfolgreich zu lösen, gibt es unterschiedliche Vorgaben, die erfüllt sein sollten.

Konflikte und Konfliktlösungen

• Interessenkonflikte sind in Projekten unvermeidbar und müssen gelöst werden.
• Im Bereich der Systementwicklung und der Systeminstallation besteht ein besonders hohes Potential für solche Konflikte.
• Ein Konflikt verdient Respekt und ist niemals ein Anzeichen für unprofessionelles Verhalten.
• Gewinnbedingungen aller Beteiligten müssen vor der Konfliktlösung festgelegt und respektiert werden damit eine erfolgreiche Lösung gefunden werden kann.
• Alle Gewinnbedingungen, große und kleine, müssen berücksichtigt werden.
• Verhandlungen in den Konflikten gestalten sich in vielen Fällen als schwierig. Ein deutlich leichteres Mittel ist die Mediation.
• Disjunkte Gewinnbedingungen müssen von beiden Partnern mit dem Mittel der Mediation gelöst werden.
• Beide Partner stehen auf der gleichen Seite, das Problem steht dem gegenüber.

Projektmanagement - Mehrdeutige Spezifikationen

Anhand eines weiteren Projektes wird in dem Bucht "Der Termin" von DeMarco klar gemacht, welche Auswirkungen mehrdeutige Spezifikationen auf die Planung und Durchführung eines Projektes haben.

Mehrdeutige Spezifikationen

• Eine Mehrdeutigkeit in einer Spezifikation ist ein sicheres Anzeichen für einen ungelösten Konflikt zwischen den unterschiedlichen Interessengruppen in einem System.
• Ohne die Auflistung der kompletten Ein- und Ausgabeparameter ist keine Spezifikation als Grundlage für die Projektplanung realisierbar.
• Fehler werden immer bei den menschlichen Komponenten eines Projektes gesucht, meistens aber nicht in der vorliegenden Spezifikation

Projektmanagement - Auswirkungen von Druck

Allgemein gilt die Regel, dass mehr Druck auf Teilnehmer eines Projektes oder das gesamte Projekt die Produktivität erhöht. Dies versucht DeMarco allerdings zu wiederlegen und Einschränkungen für den Druck auf Projekte und Mitarbeiter in den Projekten zu definieren.

Auswirkungen von Druck

• Wichtigste Maxime: Menschen denken und Druck nicht schneller
• Wird Mehrarbeit über einen längeren Zeitraum durchgeführt, so steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Produktivität sinkt.
• Kurzfristige Perioden der Mehrarbeit können die Konzentration der Mitarbeiter bündeln und das Gefühl für die Wichtigkeit der Arbeit erhöhen. Dies gilt nicht für einen längeren Zeitraum der Mehrarbeit.
• Druck ist deshalb ein beliebtes Mittel, weil wenige, oftmals schwierigere Alternativen bekannt sind oder gescheut werden.
• Druck und Mehrarbeit bieten die optimale Ausrede für jeden Manager, wenn das Projekt gescheitert ist, getreu nach dem Motto "Wir hätten gar nicht mehr arbeiten können."

Projektmanagement - Änderungen der Vorgehensweise

Bei vielen Projekten wird eine standardisierte Vorgehensweise realisiert. Dabei bieten sich unterschiedliche, kleine Verbesserungen in der Vorgehensweise um die Leistung oder die Produktivität eines Projektes zu verbessern.

Änderungen der Vorgehensweise

• Um die Leistung eines Projektes zu verbessern muss die Zeit für eine eventuelle Fehlersuche stark eingeschränkt werden.
• Produktive Projekte verbringen weniger Zeit mit dem Debugging ihrer Module.
• In solchen Projekten wird erfahrungsgemäß mehr Zeit für den Entwurf aufgebracht.

Projektmanagement - Prozesse und Prozessverbesserungen

Prozesse und vor allem Prozessverbesserungen sind in jedem Projekt an der Tagesordnung. Dabei müssen nach DeMarco allerdings verschiedene wichtige Punkte berücksichtigt werden.

Prozesse und Prozessverbesserung

• Prozesse und Prozessverbesserungen sind wichtige Ziele für jedes Unternehmen.
• Beide Kategorien sind gleichzeitig auch natürliche Ziele, da gute Mitarbeiter automatisch diese Zeile umsetzen, egal ob dieses explizit gefordert wird oder nicht
• Ein formales Prozessverbesserungsprogramm kostet nicht nur Geld und Zeit, sondern führt in der Regel auch zu Rückschritten in den Projekten. Werden solche Programme in die Projekte eingebunden, wird der Verlust immer größer sein als der erzielte langfristige Gewinn.
• Das Projekt kann allenfalls von einer Methodenverbesserung profitieren, welche bereits vorher mit Zeit- und Geldaufwand erreicht worden ist.
• Kein Projekt ist in der Lage mehr als ein Prozessverbesserungsprogramm zu durchlaufen ohne signifikante Verzögerungen in der Fertigstellung zu riskieren.
• Standardisierte Prozesse bieten die Gefahr, dass wichtige Abkürzungen für ein Projekt durch die Mitarbeiter ungesehen bleiben.
• Überbesetzte Projekte bergen die Gefahr, dass standardisierte Prozesse streng eingehalten werden, da sonst nicht genügend Arbeit generiert wird und Mitarbeiter nicht ausgelastet sind.

Projektmanagement - Metriken

Ein weiteres Kapitel in DeMarcos Buch "Der Termin" beschäftigt sich mit den unvermeidbaren Metriken, die im Rahmen eines Projektes erstellt, analysiert und veröffentlicht werden.
Dabei hat er folgende Eigenschaften für die Metriken besonders hervorgehoben.

Metriken

• Die Größe eines jeden, auch noch so kleinen Projektes muss gemessen werden.
• Fehlende objektive Maße können leicht durch subjektive Maße ersetzt werden, so lange keine objektiven Maße vorhanden sind.
• Die abzählbaren Eigenschaften einer Software können als Basis für synthetische Maße dienen
• Aus dem Fundus bereits vorhandener Daten aus abgeschlossenen Projekten können unterschiedliche Trends, wie zum Beispiel Produktivitätstrends abgeleitet werden.
• Die Definition der synthetischen Werte sollte solange angepasst werden, bis diese optimal mit dem realen Entwicklungsaufwand der abgeschlossenen Projekte korrelieren
• Für eine bessere Übersicht kann eine Trendlinie, die den Entwicklungsaufwand in Abhängigkeit von Werten der synthetischen Metrik zeigt, durch die vorhandenen Daten in der Datenbank gezogen werden.
• Zur Aufwandsschätzung eines jeden Projektes kann der Wert der synthetischen Metrik errechnet werden und dient damit als Schätzung für den erwarteten Entwicklungsaufwand.
• Die Schwankungsbreite um den Trend kann als Hinweis auf die Toleranzen der Hochrechnung dienen.

Projektmanagement - Pathologische Politik

In vielen Projekten ist der Wechsel des Ansprechpartners während der Projektlaufzeit üblich. Zum einen durch Personalfluktuation oder auch durch einfache Vertretungen bei Urlaub, Krankheit oder Ähnlichem.
In wenigen Fällen versucht der Ansprechpartner oder die übergeordnete Instanz dann mehr Druck aufzubauen, als es der vorherige Ansprechpartner getan hat.
An dieser Stelle muss jeder Manager für sein Projekt Abstriche machen und sich dem Weg der pathologischen Politik anpassen.

Pathologische Politik

• Jeder Manager muss bereit sein für seine Linie seinen Job aufs Spiel zu setzen.
• Trotzdem kann sich ein Manager vor pathologischer Politik nicht schützen.
• Pathologische Politik kann sich in jeder Organisation entwickeln.
• Eine wesentliche Eigenschaft der pathologischen Politik ist das Streben Einzelner nach Macht und Einfluss und die damit verbundene Überlagerung von organisationsweiten Zielen
• Pathologische Politik hat den größten Einfluss auf kleine oder schlank besetzte Projekte

Projektmanagement - Modellierung und Simulation

Instinkte spielen für DeMarco eine große Rolle bei der Planung und dem Monitoring der einzelnen Projekte und der Projektphasen. Modelle, die diese Instinkte modellieren und damit eine Schätzung über den Ablauf einer Projektes abgeben sind seiner Meinung nach ein wesentlicher Teil für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Modellierung und Simulation des Entwicklungsprozesses

• Instinkte können als Basis für ein Modell der Arbeitsprozesse dienen.
• An der Modellierung sind mehrere Personen beteiligt, da aufgrund der Diskussionen schneller sinnvolle Ergebnisse realisiert werden können.
• Die entwickelten Modelle können als Basis für Simulationen über den Projektablauf und die erzielten Ergebnisse dienen.
• Zur Verfeinerung des Modells können bereits gewonnene Daten aus abgelaufenen Projekten mit einbezogen werden.

Projektmanagement - Defensives Management

In vielen Projekten wird ein Management betrieben, welches durch aggressive Vorgehensweisen und Methoden gekennzeichnet ist. DeMarco stellt in seinem Buch "Der Termin" ein Art des Managements vor, welches als defensives Management beschrieben wird.

Defensives Management

• Gekennzeichnet durch die Begrenzung an Verlusten in eigenen Projekten.
• Ziel ist das Eindämmen von Misserfolgen, nicht das Optimieren der Erfolge.
• Frühzeitiges Abblasen von scheiternden Anstrengungen ist kein Gesichtsverlust, sondern führt einer besseren Planung der Ressourcen.
• Bestehende Teams aus vorangegangenen Projekten arbeiten einfacher zusammen, als neu zu formierende Teams.
• Funktionierende Teams sollten nicht getrennt werden.
• Scheitert ein Projekt, so kann ein formiertes Team durchaus als positives Ergebnis aus dem gescheiterten Projekt hervorgehen.
• Egal wann ein Tag für das Projekt verloren geht, am Anfang oder am Ende, er ist jeweils gleich wichtig.

Aus diesem Kapitel ging für mich eine einzelne Erkenntnis hervor, die DeMarco ebenfalls am Ende des Kapitels hervorgehoben hat.

Es gibt viele Möglichkeiten einen Tag zu vertun ... aber keine einzige ihn zurück zu bekommen.

Projektmanagement - Produktivität und Risikomanagement

In jedem Projekt spielen Produktivität und Risikomanagement eine bedeutende Rolle. Dabei kommt es nicht nur auf eine maximale Produktivität in den einzelnen Projektphasen an, sondern gleichzeitig muss ein bewusst geführtes Risikomanagement durchgeführt werden. Laut DeMarco stehen dabei verschiedene Punkte im Vordergrund.

Produktivitätsverbesserungen

• Produktivitätsverbesserungen können nur langfristig geplant und durchgeführt werden.
• Jede Verbesserung erfordert damit gleichzeitig eine langfristige Investition.
• Kurzfristige Ergebnisse sind in der Realität in den meisten Fällen nicht realisierbar.

Risikomanagement

• Risikomanagement ist einer der Kernaspekte im Management eines Projektes.
• Jedes Risiko sollte detailliert erfasst und berücksichtigt werden.
• Bei der Betrachtung der Risiken sollten nicht nur die Folgen beachtet werden, sondern gleichzeitig auch die Ursachen der Risiken.
• Jedes Risiko tritt mit einer zu schätzenden Wahrscheinlichkeit ein, manche eher, andere später.
• Für jedes Risiko gibt es spezielle Symptome, die antizipiert werden können.
• Über anonyme Kommunikationskanäle können schlechte Nachrichten leichter und vor allem schneller in die oberen Projektebenen transportiert werden und werden somit schneller erkannt.

Projektmanagement - Personalmanagement

Für die Personalbeschaffung und die damit verbundenen Vorstellungsgespräche gelten laut DeMarco eigene Regeln.

Vorstellungsgespräch und Personalmanagement

• Für die Einstellung und die Interviews des Personal sind alle vormals definierten Eigenschaften eines Managers gefordert.
• Personalentscheidungen sollten nicht im Alleingang getroffen werden, sondern werden am einfachsten im Team entschieden.
• Neue Mitarbeiter sollten ein Projekt leiten dessen Größenordnung ihnen bekannt ist und in dem sie bereits schon einmal erfolgreich gewesen sind.
• Weitere Kandidaten können durch einfaches Befragen kompetenter Mitarbeiter ermittelt werden, da diese meist über weitere gute Referenzen verfügen
• Last but not least, Reden ist Silber, Schweigen ist Gold.

Projektmanagement - Eigenschaften eines Managers

Das dritte relevante Kapitel des Buches "Der Termin" beschäftigt sich mit den Eigenschaften, die einen Manager charakterisieren. An dieser Stelle nennt DeMarco verschiedene Eigenschaften, die ein Manager vereinen sollte bzw. auf denen er seine eigenen Entscheidungen treffen sollte.

Eigenschaften eines Managers

• Die wichtigsten Körperteile sind
• Herz
• Bauch
• Seele
• Nase
• Aufgrund dieser Körperteile werden Entscheidungen getroffen.
• Das Herz führt die Entscheidungen an.
• Jeder Manager sollte auf sein Bauchgefühl hören um Entscheidungen zu treffen.
• Die Organisation muss eine Seele erhalten, damit diese nicht vom Prjekt losgelöst wird.
• Die Nase muss mögliche Probleme bereits im Vorhinein erschnüffeln.

Projektmanagement - Negative Verstärkung

Das zweite, für das Projektmanagement relevante Kapitel, befasst sich mit den Auswirkungen von Drohungen aus dem Top-Level-Management.

Negative Verstärkung

• Durch ausgesprochene Drohungen wird nur bedingt höhere Leistung erreicht.
• Drohungen können zwar ernst gemeint sein, helfen aber nicht bei einer zu knappen Planung einer Aufgabe oder eines Projektes.
• Im schlimmsten Fall muss eine Drohung bei Nicht-Erreichen eines Zieles war gemacht werden.

Projektmanagement - Sicherheit und Veränderung

Lese aktuell "Der Termin" von Tom DeMarco. Ein unterhaltsamer Roman über Projektmanagement in der IT, lohnt sich auf jeden Fall! Wenn man die Aussagen mit kritischen Augen betrachtet, dann sieht man die eine oder andere Parallele zu den eigenen Projekten.
DeMarco fasst am Ende des Kapitels die Kernaussagen seiner Theorie nochmal zusammen, so dass der Leser sicher sein kann, diese nicht zu überlesen.


Sicherheit und Veränderung

• Menschen nehmenVeränderungen nur in Angriff, wenn sie sich sicher fühlen.
• Veränderung ist eine entscheidene Vorraussetzung für den Erfolg eines jeden Projektes.
• Mangelnde Sicherheit führt zu fehlender Risikobereitschaft.
• Vermeiden von Risiken bedeutet immet einern Verlust von damit verbundenen Chancen.
• Unsicherheit kann nur dann entstehen, wenn sich Menschen bedroht oder eingeschüchtert fühlen.